1、图书馆信函的收发和文件、档案的管理由办公室负责。

2、凡收到上级文件均需交到办公室，办公室要将文件、信函及时送馆领导批阅，按照馆领导意见进行处理。

3、公文处理必须做到准确、及时、安全。凡接收到的来文经领导批阅后，统一编号归档。做到易于查找，方便工作。

4、档案的管理

1）档案的收藏范围

上级和学校下发的文件、批文、批复、计划等材料；学校各职能部门所发的文件、材料等；本馆的各种文件、请示、报告及人事、职称的各类材料；本馆获得的各种奖状、奖杯、证书等。

2）档案材料的整理

办公室每年对文件、材料进行收集、整理归档，并对归档材料进行分类、排序、编目、装订，形成内容完整、真实的档案材料。所有档案材料要装入档案盒，并在档案盒上标明类目、起止时间，以便查阅。

3）档案的利用

查阅档案时需经馆长批准，并认真填写《借阅档案登记簿》，用毕按期返还。